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Die Ausbildung zur Bürokauffrau
Alle kaufmännisch-verwaltenden bzw. organisatorische Tätigkeiten in einem Betrieb, Verband oder Behörde werden von Bürokaufleute erledigt und sie sorgen dafür, dass er betriebliche Kommunikations- und Informationsfluss reibungslos funktioniert. Außerdem können Bürokaufleute in den Verwaltungsabteilungen von Unternehmen sämtlicher Wirtschaftsbereiche arbeiten.
Die Tätigkeiten einer Bürokauffrau bzw. eines Bürokaufmannes sind sowohl die organisatorische als auch kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten von allgemeinen Verwaltungsaufgaben bis hin zur Buchhaltung, das Rechnungswesen, den Schriftverkehr, die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Außerdem kümmern sich die Bürokaufleute nicht nur um Versicherungs- und Steuerfragen, sondern auch um Verkaufs- und Bestandszahlen. Ferner schreiben sie Rechnungen, überwachen den Zahlungseingang und leiten u. U. ein Mahnverfahren ein. Außerdem prüfen sie in der Lagerwirtschaft die eintreffende Ware, kontrollieren alle Lagerbestände, erstellen Statistiken und sie überwachen auch die Lagerkosten. Weiterhin können zu ihrem Tätigkeitsbereich auch Aufgaben im Einkauf, Vertrieb und Verkauf gehören. Um diese Aufgaben erledigen zu können, müssen die Bürokaufleute in Tabellenkalkulations- und Textverarbeitungsprogramme fit sein und auch den Email-Verkehr, die Telefonanlagen und Faxgeräte beherrschen können.
Die Ausbildung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau ist ein staatlich anerkannter Ausbildungsberuf (lt. Berufsbildungsgesetz und der Handwerksordnung). Es ist eine 3-jährige Ausbildung, die sowohl im Handwerk als auch in Industrie und Handel angeboten wird. Es ist aber auch eine schulische Ausbildung möglich.
In dem Ausbildungsbetrieb lernen die Bürokaufleute u. a. wie man Bürotätigkeiten organisiert, plant und durchführt. Ferner sollen sie die bürowirtschaftlichen Arbeiten wie z. B. Registraturarbeiten, Postbearbeitung, das Führen von Dateien und Karteien beherrschen und sie lernen, was sie für die Buchführung wissen müssen (z. B. das Führen von Kontokorrent-, Erfolgs- und Bestandskonten, Belege erfassen). Außerdem gehört das Lösen von betrieblichen Arbeitsaufgaben mittels Bürokommunikationstechniken und wie sie die betrieblichen Organisations- und Arbeitsmittel handhaben (z. B. Vordrucke, Vervielfältigungsgeräte, Büromaschinen und -geräte). Weiterhin lernen sie, wie man die Daten für eine Statistikerstellung beschafft, diese auch aufbereitet und entsprechend darstellt bzw. wie man bereits erstellte Statistiken auswerten kann. Natürlich muss der Bürokaufmann bzw. die Bürokauffrau lernen, wie man geeignete Texte formuliert und gestaltet, die Handhabung von Textverarbeitungsgeräte und wie man Erträge und Kosten von betrieblichen Leistungen darstellt. Nicht nur das Erfüllen von Aufgaben bei der Kostenrechnung gehört zu diesem Ausbildungsberuf, sondern auch , welche Arten der Personalplanung es gibt und welche Vorgänge bei der Personalverwaltung zu erledigen sind (z. B. Bearbeitung von Personalunterlagen und Bewerbungen). Sowohl die richtige Erfassung und Bearbeitung von den erforderlichen Daten für die Entgeltabrechnung als auch der Arbeitsablauf bei der Rechnungs- und Auftragsbearbeitung lernt der Auszubildende. Ferner ist es wichtig, dass der Auszubildende weis, worauf man bei der Lagerhaltung achten muss und wie der Materialbestand nicht nur erfasst, sondern auch entsprechend geführt und kontrolliert wird.
In der Berufsschule gibt es folgende Lernfelder: Rechnungswesen, allgemeine und spezielle Wirtschaftslehre, Informationsverarbeitung, die sich nochmals in Daten- und Textverarbeitung untergliedert.
Ferner kann die Ausbildungszeit gegebenenfalls verkürzt oder verlängert werden. Dies wird jedoch mit dem jeweiligen Ausbildungsbetrieb in Abstimmung mit dem Auszubildenden und der zuständigen Stelle vereinbart.
Es gibt zum Einen die Abschlussprüfung bei der IHK und zum Anderen die Gesellenprüfung bei der Handwerkskammer. Um zur Prüfung zugelassen zu werden, benötigt man bei der Berufsausbildung in Berufsschule und Betrieb bestimmte schriftliche Ausbildungsnachweise und die Teilnahme an den vorgeschriebenen Zwischenprüfungen. Es sind auch diejenigen zuzulassen, die entweder in einer Berufsbildungseinrichtung bzw. berufsbildenden Schule ausgebildet worden sind oder wer nachweisen kann, dass er Minimum das Eineinhalbfache der Ausbildungszeit in dem Beruf gearbeitet hat, in welchem die Prüfung geschrieben wird.
Zum Einen gibt es die schriftliche Zwischenprüfung, die in der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres erfolgt. Neben der Zwischenprüfung gibt es auch noch die Gesellen- bzw. Abschlussprüfung, welche sowohl schriftlich als auch praktisch erfolgt. Dabei dauert die schriftliche Prüfung höchstens vier Stunden, in der jeweils eine Arbeit in den Prüfungsfächern Bürowirtschaft, Rechnungswesen, Wirtschafts- und Sozialkunde angefertigt werden muss. Die praktische Prüfung dauert insgesamt maximal zweieinhalb Stunden, in denen Aufgaben in den Fächern „Auftragsbearbeitung und Büroorganisation“ und „Informationsverarbeitung“ bearbeitet werden müssen.
Sofern Prüfungen nicht bestanden sind, können diese zweimal wiederholt werden. Dabei legt man bei einer Ausbildung in Industrie und Handel bei der IHK und bei einer Ausbildung in einem Handwerksbetrieb bei der Handelskammer ab.
