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Die Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation
Eine Kauffrau bzw. ein Kaufmann für Bürokommunikation übernimmt nicht nur innerbetriebliche Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, sondern sie erledigen auch bereichsbezogene kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten. Die Kaufleute für Bürokommunikation sind in den Verwaltungsabteilungen von Unternehmen sämtlicher Wirtschaftsbereiche tätig. Die Ausbildung zum Kaufmann bzw. Kauffrau für Bürokommunikation dauert drei Jahre und sie kann sowohl in Industrie und Handel als auch im Handwerk absolviert werden. Es ist aber auch eine schulische Ausbildung möglich.
In dem ersten Ausbildungsjahr lernen die Auszubildende folgende Tätigkeiten: zum Einen müssen sie lernen, was sie beachten müssen, wenn sie personenbezogene Daten verarbeiten und wie das Führen von bereichsbezogenen Personalstatistiken abläuft. Zum Anderen lernen sie das Formulieren und formgerechte Gestalten von Texten nach einem bestimmten Sachverhalt. Außerdem können sie im Ausbildungsbetrieb die Kurzschrift für ihre bürowirtschaftliche Aufgaben einsetzen und sie lernen, wie man sowohl Dokumentationen als auch Fachliteratur und weitere Hilfsmittel nutzen kann. Weiterhin müssen sie lernen, wie man Texte abruft, eingibt, pflegt, bearbeitet, sichert, reproduziert und archiviert. Ferner erlernen sie nicht nur die fachgerechte Handhabung von Organisations- und Arbeitsmittel (z. B. Vordrucke, Vervielfältigungsgeräte, Büromaschinen und -geräte), sondern auch die richtige Verwaltung von Büromaterial. Ein Auszubildende lernt auch, was sie bei Posteingang, -verteilung und -ausgang beachten müssen. Im zweiten Ausbildungsjahr wird einem Auszubildenden u. a. vermittelt, wie sie Fachauskünfte erteilen können und wie die Veranlassung von Instandsetzung und Wartung von Bürogeräten und -maschinen erfolgt. Außerdem erlernen sie das Beschaffen und die Zusammenstellung von Reiseunterlagen und wie sie Reservierungen durchführen. Ferner lernen sie das normgerechte Anfertigen von Schriftstücken nach einer Vorlage oder mittels der Verwendung von Tonträgern und wie sie Statistiken auswerten und erstellen können. In dem dritten Ausbildungsjahr kommt das Prüfen und Kontieren von Rechnungen hinzu. Nicht nur das kooperative Lösen von Aufgaben werden dem Auszubildenden vermittelt, sondern auch wie man Besprechungen und Sitzungen nach zeitlichen und sachlichen Vorgaben vor- bzw. nachbereitet. In der Ausbildung zum Kaufmann bzw. Kauffrau zur Bürokommunikation erlernen sie im theoretischen Unterricht in der Berufsschule u. a. grundlegende Kenntnisse in den Bereichen allgemeine und spezielle Wirtschaftslehre, Rechnungswesen und Informationsverarbeitung, das sich wiederum in Kurzschrift, Text- und Datenverarbeitung untergliedert.
Die schriftliche Zwischenprüfung erfolgt in der Mitte vom zweiten Ausbildungsjahr. Die Abschlussprüfung erfolgt sowohl schriftlich als auch praktisch. In der schriftlichen Prüfung, die insgesamt maximal vier Stunden dauert, werden folgende Fächer geprüft: Betriebslehre, Bürowirtschaft, Wirtschafts- und Sozialkunde. In der praktischen Prüfung muss jeweils eine praxisbezogene Aufgabe im Fach Sekretariats- und Fachaufgaben (Prüfungsdauer: 45 Minuten) und im Fach Informationsverarbeitung (Prüfungsdauer: 105 Minuten) bearbeitet werden. Im Fach Sekretariats- und Fachaufgaben soll der Ausgangspunkt für das darauffolgende Prüfungsgespräch sein. Die Prüfung wird bei der Industrie- und Handelskammer absolviert
